8 Erros Comuns que as Pessoas Cometem nas Chamadas em Conferência

Há muitas formas em que uma chamada em conferência pode correr mal e mesmo que não sejam todas devastadoras, deve tentar evitar quaisquer problemas. Aprenda com estes erros comuns que as pessoas cometem nas chamadas em conferência e assegure-se de que nenhuma destas coisas lhe acontece.

1. Não enviar lembretes

Enviar apenas uma mensagem sobre a chamada em conferência não é suficiente. Mesmo os participantes mais conscientes do tempo se vão esquecer da sua chamada em conferência se não enviar lembretes. A melhor escolha seria enviar 3 lembretes porque as probabilidades de todos os participantes aparecerem irão aumentar bastante. Envie o primeiro e-mail uma semana antes da chamada, o segundo um dia antes da chamada, e envie o terceiro na manhã anterior à chamada. Mencione a data e hora nos emails e não se esqueça de incluir fusos horários. Adicione a agenda e a informação de acesso, e evitará com sucesso um dos erros comuns que as pessoas cometem nas chamadas em conferência.

2. Não prestar atenção aos fusos horários

As reuniões virtuais ajudam a conetar pessoas de todo o mundo, mas esquecemo-nos frequentemente dos fusos horários, e este é um dos erros comuns que as pessoas cometem nas chamadas em conferência. Tenha em mente os vários fusos horários porque a hora que funciona bem para si pode não ser conveniente para alguém do outro lado do mundo. Não agende a chamada demasiado cedo ou demasiado tarde porque não quer que os seus participantes estejam com sono. O horário é muito importante, e muitas vezes determina o grau de envolvimento dos participantes. Escolha uma hora razoável que seja conveniente para todos. Há muitos conversores de fuso horário que pode utilizar online para evitar cometer um erro.

3. Não desligar o som das notificações

O seu telemóvel pode estar sempre a apitar porque está a receber notificações nas redes sociais. Este é um dos erros comuns que as pessoas cometem nas chamadas em conferência, o que pode distrair e incomodar os participantes. Se estiver a utilizar o seu telemóvel para fazer uma chamada, certifique-se de desativar todas as notificações ou desligue o som. Se não o fizer, outros terão a impressão de que não está concentrado.

8 Common mistakes people make in conference calls4. Não cuidar dos ruídos de fundo

Poderá ter de aceder à chamada a partir do seu carro, de um café, ou de algum outro local não tão sossegado. O modo de alta-voz, o ruído de fundo, a utilização de serviços VoIP e o uso de telemóvel contribuem para o ruído extra sempre que a sua linha não é silenciada. A melhor coisa a fazer seria usar auriculares e ficar num local calmo onde não haverá distrações. Naturalmente, não podemos ter sempre estas condições, mas se está a receber a chamada, deve fazer um plano para o fazer. Se for um participante, pelo menos certifique-se de usar a opção de mudo sempre que não estiver a falar. Não cuidar dos ruídos de fundo é um dos erros comuns que as pessoas cometem nas chamadas em conferência, mas isso realmente não deveria acontecer. Utilizar a opção de mudo é uma das dicas para chamadas em conferência bem sucedidas, por isso certifique-se de o utilizar quando não estiver a falar.

5. Não agir como um profissional

Tomar chá, acariciar um cão e ouvir o barista a fazer o seu pedido pode soar bem, mas não se estiver numa conferência telefónica. Nesse caso, pode parecer que não está a agir profissionalmente, o que é um dos erros comuns que as pessoas cometem nas chamadas em conferência. Estas coisas acontecem às vezes, mas faça o seu melhor para as reduzir o mais possível e, mais uma vez, utilize a opção de mudo sempre que não estiver a falar.

6. Não parar para garantir que tudo é compreendido

Deve sempre fazer uma pausa de um minuto para se certificar de que todos compreenderam a sua mensagem. Falar pessoalmente é mais fácil porque se pode notar sinais visuais. Nas chamadas em conferência, tudo o que pode fazer é fazer uma pausa de vez em quando e perguntar se todos conseguem acompanhar.

7. Não gravar nem tomar notas

Pode esquecer-se de gravar a chamada ou de tomar notas e acabará por perder informações valiosas que foram partilhadas durante a mesma. Tente sempre usar a opção de gravação ou designe um participante para tomar notas. A gravação ou as notas devem estar disponíveis para todos os envolvidos por alguns dias após a chamada. Isto é sempre uma boa ideia porque pode-se esquecer muita coisa e desta forma, todos poderão ter um lembrete.

8. Não preparar o ecrã

A dada altura, poderá precisar de partilhar o seu ecrã com todos os participantes. Não preparar o ecrã antes de isso acontecer é um dos erros comuns que as pessoas cometem nas chamadas em conferência, o que leva a que todos vejam as suas mensagens no Facebook ou os carrinhos de compras online. Preste atenção ao ecrã antes do início da chamada e feche quaisquer aplicações e janelas que não vai utilizar. Quando apenas os elementos relevantes aparecem no seu ecrã, os outros irão achá-lo mais profissional.