Durante las conferencias telefónicas puede haber muchos momentos incómodos, pero puedes hacer algo para evitarlos en la medida de lo posible. Comunicarte con la gente sin ver sus señales no verbales, como los movimientos de las manos y las expresiones faciales, puede ser difícil. Si sigues estos consejos para mejorar la comunicación durante las conferencias telefónicas, evitarás muchos de los problemas que suelen surgir.
1. Pide disculpas por las interrupciones
Si algún factor interrumpe la llamada, debes disculparte ante todos los asistentes. Es preferible que las llamadas se realicen en un lugar tranquilo y cerrado, pero si no es posible, hay que ser franco al respecto. Reconoce todos los ruidos de fondo para que nadie piense que hay problemas con los sistemas telefónicos o que estás actuando de forma irrespetuosa. Simplemente, di dónde estás en ese momento y pide disculpas por los ruidos de inmediato.
2. Asegúrate de que todo el mundo sepa quién va a asistir
Todos los asistentes deben estar informados de los participantes en la convocatoria. Puedes enviar invitaciones que incluyan la hora, la fecha, la duración estimada y la lista de participantes. Es un gesto de cortesía y uno de los consejos para mejorar la comunicación durante las conferencias telefónicas. Debes conocer a tu público y prepararte en consecuencia, al igual que los demás asistentes.
3. No te saltes la introducción
Tanto si te presentas tú como si te presenta otro miembro del equipo, esta es la parte que no debes saltarte. Identificar a las personas sólo por el sonido de su voz puede resultar difícil y crear confusión. Cuando alguien te presente, di algo, aunque sea un simple “hola”, para que todos puedan oír tu voz. Si estás hablando con gente que no conoces, asegúrate de que todos digan su nombre, cargo e interés en la conversación.
4. Habla alto y haz pausas
La gente no debería tener problemas para oírte, así que habla alto a un ritmo lento y haz pausas mientras hablas.
Asegúrate de que el teléfono está lo más cerca posible de ti, sobre todo si tu voz es suave. Incluso las voces graves pueden resultar difíciles de oír durante las conferencias telefónicas. Habla claro y asegúrate de que todos entienden lo que dices.
5. Habla de lo que estás haciendo
Aunque los momentos de silencio no son un gran problema durante las reuniones en persona, pueden causar confusión durante las conferencias telefónicas. Los asistentes pueden pensar que tienes problemas técnicos o que simplemente no respondes, e incluso que eres maleducado. Cuando tengas que hacer algo, habla de lo que estás haciendo.
Por ejemplo, puedes decir que estás buscando un correo electrónico, que buscas el documento adjunto, etcétera. Asegúrate de que no quede ningún espacio en blanco. Si realmente no puedes decir nada durante un rato, házselo saber a los demás diciendo educadamente que necesitas un segundo para pensar sobre el tema. Este es uno de los mejores consejos para mejorar la comunicación durante las conferencias telefónicas, porque a nadie le gusta que silencios durante estas reuniones.
6. No mantengas una conversación con una sola persona
Si hay muchos asistentes a la multiconferencia, no centres toda tu atención en una sola persona. No debes mantener una larga conversación con una sola persona, sobre todo si la conversación no interesa a los demás o si no está relacionada con el tema. Puedes decirle a la persona con la que estás hablando que continuarás la conversación cuando termine la multiconferencia.
No hagas que los demás asistentes sientan que les haces perder el tiempo y cíñete al orden del día. Debido a dificultades técnicas, suele haber cosas que hacen perder el tiempo a todos, así que reducir al mínimo las que están bajo tu control es uno de los consejos para que las conferencias telefónicas tengan éxito.
7. Resume y despídete
Entre los consejos para mejorar la comunicación durante las teleconferencias está resumir lo que se ha dicho al final de la reunión. Asegúrate de que todo el mundo recuerda cuáles son sus tareas y vuelve a recordárselo con un correo electrónico que contenga el resumen de la multiconferencia. La gente rara vez recuerda todo lo que se ha dicho, así que un pequeño recordatorio siempre viene bien. Asegúrate también de terminar la multiconferencia con una despedida. Una despedida formal es una buena idea tanto si estás a cargo de la multiconferencia como si eres uno de los participantes. Despídete de todos y, si es necesario, programa otra reunión de inmediato. Si esa no es una opción, debes mencionar cuándo debe tener lugar la próxima llamada. Por ejemplo, hablarás de los siguientes pasos cuando acabes la presentación. Sólo te queda cumplir las promesas que hayas hecho durante la llamada. Si has dicho que enviarás un correo electrónico, envíalo.