Consejos para reuniones productivas

Hoy en día, muchos directivos siempre están buscando consejos sobre cómo realizar una multiconferencia con éxito y hacer que las reuniones sean más productivas. Las teleconferencias son una parte esencial de cualquier empresa que tenga muchos empleados, especialmente cuando se trata de grandes empresas con muchos equipos diferentes.

Si vas a hacer videoconferencias, tienes que estar totalmente preparado. Eso significa no sólo cosas relacionadas con el trabajo, sino también tener un aspecto profesional. Comprueba cuál es el código de vestimenta para las videoconferencias.

La creación de equipos en el entorno empresarial no es algo nuevo. Existe desde hace décadas. Al principio, las reuniones empresariales se celebraban únicamente en persona. Cuando las empresas empezaron a utilizar teléfonos, las reuniones podían realizarse por teléfono. Hoy, con la rapidez de Internet, podemos hacer incluso videoconferencias.

Crear equipos virtuales se está convirtiendo en una realidad hoy en día. La razón es la expansión del trabajo a distancia. Así, los directivos han tenido que adaptar sus reuniones a cada vez más trabajadores remotos en sus empresas.

Celebrar una reunión por teleconferencia es práctico desde muchos puntos de vista. Pero hay algunos peligros ocultos. Cuando la comunicación es mala, puedes perder datos valiosos o incluso incumplir plazos debido a una mala comunicación.

Por lo tanto, debes aprender a manejar mejor la multiconferencia, para no perderte nada.

Consejos para hacer conferencias telefónicas mejores y más productivas

Hay cosas que podrías hacer mejor antes, durante y después de las conferencias telefónicas.

Antes de la teleconferencia

1. Enviar las instrucciones

Crea un esquema o un orden del día y envíalo junto con toda la documentación necesaria a todos los participantes. Hay que eliminar todos los temas irrelevantes que puedan suponer una pérdida de tiempo. Además, asegúrate de animar a los participantes a implicarse más en la conversación.

2. Prepara todas las herramientas necesarias y preste atención a su entorno

Dependiendo del tipo de multiconferencia que vayas a realizar, prepara todas las herramientas necesarias. Si es una llamada telefónica, asegúrate de que el teléfono funciona. Si es una videoconferencia, asegúrate de que tienes una conexión a Internet estable y de que tu equipo funciona. Comprueba también el entorno. Elimina todo el ruido que puedas y haz que el lugar sea lo más silencioso posible. Es aconsejable hacerlo antes de la llamada. Si lo haces durante la llamada, parecerá poco profesional.

Durante la conferencia telefónica

1. Respete el programa o el esquema

Si ya has enviado el programa o el esquema a los participantes, cúmplelo. De lo contrario, les harás perder el tiempo a ellos y a ti. El programa tiene que servir al propósito de la reunión o a lo que se pretende conseguir con ella.

2. Empezar a tiempo

Hay que empezar la reunión a tiempo, y no esperar a los que llegan tarde o no están presentes por cualquier motivo. Además, una vez que se incorporen los que llegan tarde, no empieces la reunión de nuevo. Hay que respetar el tiempo y el esfuerzo de los participantes que sí han llegado a tiempo. Haz lo mismo que harías si alguien llega tarde a una reunión que se celebra en persona.

3. Tomar notas

Toma notas breves de los puntos clave de la reunión para estar al tanto de todo. Esto también significa que debes prestar toda tu atención a la reunión. No hagas varias cosas a la vez, ni consultes el correo, ni hagas otras cosas que no estén relacionadas con la reunión. Puedes incluso grabar la reunión si quieres revisarla más tarde. O si quieres ayudar a los que no pudieron asistir a la reunión a mantenerse en contacto.

4. Anúnciate y utiliza el botón de silencio

Cuando empiece la reunión, anunciate, para que los participantes sepan que la reunión está empezando. También sería conveniente decir tu nombre antes de hablar, sobre todo si hay muchos participantes. De este modo, todos evitarán confusiones. También deberías utilizar el botón de silencio siempre que no estés hablando. Así reducirás considerablemente el ruido.

5. No interrumpir a los demás

No hace falta decirlo. Si alguien tiene algo que decir, déjalo hablar. Si lo interrumpes o hablas por encima de él, puedes perder los valiosos datos que el participante está aportando a la conversación.

Después de la conferencia telefónica

1. Enviar un correo electrónico de seguimiento

Es el momento de resumir las decisiones y los puntos clave de la reunión. Así precisar los puntos que los participantes deben recordar después de la reunión.