Hay muchas formas en las que una conferencia puede salir mal y, aunque no todas son devastadoras, debería intentar prevenir cualquier problema. Aprenda de estos errores comunes que la gente comete en las conferencias telefónicas y asegúrese de que no le ocurra ninguna de estas cosas.
1. No enviar recordatorios
No basta enviar un único mensaje sobre la conferencia. Incluso los asistentes más preocupados por el tiempo se olvidarán de la conferencia si no se envían recordatorios. La mejor opción sería enviar 3 recordatorios, ya que las probabilidades de que todos se presenten aumentarán considerablemente. Envíe el primer correo electrónico una semana antes de la convocatoria, el segundo el día antes de la convocatoria y envíe el tercero la mañana antes de la convocatoria. Indique la fecha y la hora en los correos electrónicos y no olvide incluir las zonas horarias. Añade la agenda y la información de acceso, y así evitará uno de los errores más comunes en las conferencias telefónicas.
2. No prestar atención a los husos horarios
Las reuniones virtuales ayudan a conectar personas de todo el mundo, pero a menudo nos olvidamos de las zonas horarias, y éste es uno de los errores más comunes que se cometen en las conferencias telefónicas. Tenga en cuenta las distintas zonas horarias, ya que la hora que le viene bien a usted puede no convenirle a alguien de la otra punta del mundo. No programe la llamada demasiado pronto ni demasiado tarde porque no quiere que los asistentes tengan sueño. El horario es muy importante y a veces determina el grado de compromiso de los participantes. Elija una hora razonable que sea conveniente para todos. Hay muchos conversores de zonas horarias que puede utilizar en Internet para no equivocarse.
3. No desactivar los sonidos de las notificaciones
Es posible que su teléfono emita sonidos constantemente porque está recibiendo notificaciones en las redes sociales. Este es uno de los errores más comunes en las conferencias telefónicas, que puede distraer y molestar a los participantes. Si utiliza el teléfono para hacer una llamada, asegúrese de desactivar todas las notificaciones o de desactivar el sonido. Si no lo hace, los demás tendrán la impresión de que no está concentrado.
4. No cuidar los ruidos de fondo
Es posible que tenga que acceder a la llamada desde el coche, una cafetería o cualquier otro lugar no tan silencioso. El modo de altavoz, el ruido de fondo, el uso de servicios VoIP y el uso del móvil contribuyen a generar ruido adicional cuando la línea no está silenciada. Lo mejor sería utilizar auriculares y permanecer en un lugar tranquilo donde no haya distracciones. Naturalmente, no siempre podemos tener estas condiciones, pero si usted es el anfitrión de la llamada, debe hacer un plan para lograrlo. Si usted es uno de los participantes, asegúrese al menos de utilizar la opción de silencio siempre que no esté hablando. No tener en cuenta los ruidos de fondo es uno de los errores más comunes en las conferencias telefónicas, pero no debería ser así. Utilizar la opción de silencio es uno de los consejos para que las conferencias sean un éxito, así que asegúrese de usarlo cuando no esté hablando.
5. No actuar de forma profesional
Tomar el té, abrazar a un perro y oír al camarero pedir tu pedido puede sonar muy bien, pero no si se encuentra en una conferencia telefónica. En ese caso, parece que no está actuando de manera profesional, que es uno de los errores comunes que la gente comete en las conferencias telefónicas. Estas cosas ocurren a veces, pero haga lo posible por reducirlas al mínimo y, de nuevo, utilice la opción de silencio siempre que no esté hablando.
6. No detenerse para asegurarse de que se entiende todo
Siempre hay que hacer una pausa de un minuto para asegurarse de que todo el mundo ha entendido el mensaje. Hablar en persona es más fácil porque se pueden percibir señales visuales. En las conferencias telefónicas, es suficiente hacer una pausa de vez en cuando y preguntar si todos entienden.
7. No grabar ni tomar notas
Si se le olvida grabar la llamada o tomar notas, acabará perdiendo información valiosa que se compartió durante la misma. Intente utilizar siempre la opción de grabación o asigne a un participante la tarea de tomar notas. La grabación o las notas deben estar a disposición de todos los participantes unos días después de la llamada. Siempre es una buena idea, porque se pueden olvidar muchas cosas y así todos podrán tener un recordatorio.
8. No preparar la pantalla
Es posible que en algún momento tenga que compartir su pantalla con todos los participantes. No preparar la pantalla antes de que eso ocurra es uno de los errores más comunes que se cometen en las conferencias telefónicas, lo que hace que todo el mundo vea sus mensajes de Facebook o sus carritos de la compra en la web. Preste atención a la pantalla antes de iniciar la llamada y cierre las aplicaciones y ventanas que no vaya a utilizar. Si en su pantalla sólo se ven los elementos relevantes, los demás le considerarán más profesional.